Antes de la puesta en práctica del proyecto, es imprescindible realizar un proceso de análisis y planificación en el que debe plantearse entre otras cuestiones el qué, con quién, cómo, cuándo, dónde, con qué y para qué, con vistas a obtener información sobre la viabilidad del negocio.
La información obtenida en esta labor previa de análisis se plasma en un documento denominado plan de empresa o plan de negocio.
El plan de empresa es un instrumento imprescindible para convertir una idea de negocio en una realidad con garantías de éxito; recoge toda la información relevante del proyecto y analiza la viabilidad técnica, económica, financiera y comercial del mismo.
En este sentido el plan de negocios es necesario para lograr la colaboración de terceros (por ejemplo, inversores) así como para utilizarlo de guía en la puesta en marcha y seguimiento su proyecto.
Una estructura correcta del plan de empresa debe recoger los siguientes apartados:
Presentación
La presentación se realizará tanto respecto del proyecto como del emprendedor. En relación al proyecto se incluirán las características generales del mismo: servicio o producto que se ofrece, objetivos, público objetivo al que se dirige, identidad de la empresa (denominación social, marca, nombre comercial, etc.). En relación al emprendedor, se indicará la formación y experiencia profesional del mismo.
Tras la presentación, se destacarán brevemente los aspectos que ponen de manifiesto la viabilidad del proyecto.
Plan de producción
El plan de producción pone de manifiesto la capacidad técnica del emprendedor para elaborar el producto o prestar el servicio en que consiste el negocio.
En este sentido contiene datos sobre el proceso de fabricación: la programación de la producción, determinación de recursos de personal, equipos y suministros, mecanismos de compra, elección y relación de proveedores, gestión de inventarios y existencias, descripción de procesos de fabricación de productos o prestación de servicios, controles de calidad, medioambiente y riesgos y cuantificación de costes de producción.
Su objetivo final es garantizar que la producción se realice de forma eficiente, logrando los objetivos marcados.
La planificación de la producción determina la existencia de determinados recursos e inversiones por lo que deberá tener reflejo en otros apartados del plan de empresa: Plan de comercialización, plan de recursos humanos y plan de inversión, garantizando la coherencia del plan de empresa en su globalidad.
Recursos humanos y organización
La aventura empresarial la puede emprender solo o acompañado, esta es una de las primeras decisiones que deberá tomar.
Acto seguido, deberá determinar la participación que tendrá en el proyecto su socio o socios, ¿la aportación se realizará en trabajo o en recursos económicos?, ¿en qué proporción?, etc.
La participación de un tercero puede condicionar la forma jurídica de su empresa, como más adelante veremos. En cualquier caso, todo esto ha de quedar perfectamente detallado por escrito, aun en aquellos casos en los que sus socios o colaboradores sean familiares o amigos.
Por otra parte, además del socio o colaborador, puede ser necesaria la contratación de personal laboral, dependiendo del volumen de producción y venta previstas. En este sentido, el plan de recursos humanos ha de guardar coherencia con los planes de producción y comercialización.
Este apartado describe los aspectos relacionados con los recursos humanos de la empresa, descripción de puestos de trabajo, organigrama, retribución, condiciones laborales y contratación laboral de los posibles empleados y cuantificación de costes de personal previstos.
Plan de inversión
El plan de inversión detalla los recursos materiales necesarios para el desarrollo de la empresa, así como el momento de incorporación a la empresa y su presupuesto, referido a aspectos tales como instalaciones, inversiones e innovación. Estos recursos dependerán de las previsiones de producción y ventas, por lo que deben ser coherentes con los planes de producción y comercialización.
Una vez determinada la inversión necesaria, podrá conocer si necesita acudir a financiación externa, factor igualmente determinante en el negocio a iniciar. La descripción que se refiere a este punto se detalla en el apartado del plan de empresa denominado plan de financiación.
La elección de la ubicación ha de tener en cuenta la cercanía tanto a clientes potenciales como a recursos necesarios para la empresa.
Plan de marketing
El plan de marketing o comercialización detallará las características principales del producto o servicio y del mercado, fijará objetivos comerciales, definirá el plan de promoción del producto (producto, precio, distribución, comunicación) y el presupuesto necesario para ello.
La descripción del mercado requiere de un estudio de mercado detallado previo, que analice el entorno (económico, demográfico, socio-cultural, tecnológico, medioambiental y legal), sector de actividad, ámbito geográfico, clientes y competencia.
Los objetivos comerciales son las previsiones de ventas y normalmente se detallan para un plazo de tres años.
Los objetivos de venta son muy importantes pues de ellos depende la producción, los recursos, los ingresos, las inversiones…, de hecho, en numerosas ocasiones, los planes de empresa arrancan de la estimación de ventas.
El plan de marketing o de comercialización comprende las estrategias necesarias para conseguir cumplir con los objetivos de ventas y su coste. En este sentido se deben establecer estrategias respecto de los clientes, del producto, del precio, de la distribución y de la publicidad.
Plan de financiación
En este apartado se muestra la viabilidad económica y financiera de la empresa, es decir, su capacidad para ser rentable y solvente.
En el plan de financiación se recogen las necesidades financieras y se seleccionan las fuentes de financiación, que pueden ser propias (capital social y reservas) o ajenas (préstamo, crédito, “leasing”, “factoring”, etc.).
En el apartado del plan de financiación denominado “Proyecciones financieras” se incluyen las futuras cuentas de la empresa: cuenta de resultados, balance y tesorería.
Por último se incluirá un análisis de viabilidad, referido tanto a la rentabilidad como a la solvencia.
Plan jurídico
La actividad de la empresa tiene un contexto legislativo que es necesario conocer. Este contexto legislativo, puede ser tanto general, aplicable a cualquier actividad empresarial (formas jurídicas, etc.) como específico, dependiendo del sector de actividad.
El plan jurídico detalla la determinación de la forma jurídica así como las fases del proceso de constitución y obligaciones legales y las posibles ayudas públicas a las que se pueda acceder.
Viabilidad
El plan de empresa muestra la viabilidad del proyecto. En caso de que el proyecto resulte viable, deberá tomar la decisión de emprender e iniciar el proceso de constitución de su empresa.
